Opublikowano: 16.04.2021 10:28

Trwają prace nad wdrożeniem elektronicznego zarządzania dokumentacją

- Koniec prac zaplanowany jest na 2025 r. W ciągu tych kilku lat, w ramach poszczególnych etapów będą wdrażane kolejne procesy do systemu EZD. Realizacja działania nie będzie odbywała się gwałtownie, a pierwszy etap prac zamkniemy jesienią 2021 r., w nowym roku akademickim - mówi dr Katarzyna Modrzejewska z zespołu zarządzającego projektu „Inicjatywa Doskonałości - Uczelnia Badawcza” i Komitetu Sterującego EZD.

Zdjęcie prezentujące pracę przy komputerze

Trwająca od 13 miesięcy pandemia zwiększyła potrzebę wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacją na Uczelni. Prace nad tym trwają już od kilku miesięcy. Czy to właśnie pandemia była tym motorem napędowym dla rozpoczęcia tego procesu?

Nie, działanie to zaplanowane zostało w 2019 r. - już we wniosku złożonym do konkursu „Inicjatywa Doskonałości – Uczelnia Badawcza” Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego [dzisiaj to Ministerstwo Edukacji i Nauki] zobowiązano się do wdrożenia na Politechnice Warszawskiej elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Dokładnie w ramach działania 31. realizowane są takie zadania, jak zarządzanie procesowe i wdrożenie EOD. Chociaż w tej chwili nie mówimy już o EOD, a o EZD, czyli o elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.

Skąd taka zmiana?

Zainicjował ją prof. Adam Woźniak, prorektor ds. rozwoju. EZD jest pojęciem szerszym. Zawiera w sobie również archiwizację. Czyli różnica między tym, co pierwotnie było założone, a tym, co jest teraz polega na tym, że rozszerzyliśmy zakres działania: z obiegu dokumentów do zarządzania dokumentacją.

Szerszy zakres działań, to też więcej pracy do wykonania. Ile obecnie osób jest zaangażowanych w projekt?

Ponad 40 osób.

Dużo.

Tak. Dlatego to, co musieliśmy zrobić na samym początku, w pierwszym etapie prac, to dokładne przeprowadzenie analizy tego, w jaki sposób powinien wyglądać zespół projektowy i jakie role powinny być przypisane poszczególnym członkom Komitetu Sterującego i całego zespołu projektowego. Decyzją Rektora Politechniki Warszawskiej powołano Komitet Sterujący EZD, którego przewodniczącym jest prof. Adam Woźniak, prorektor PW ds. rozwoju. W skład komitetu wchodzą: prof. Mirosław Karpierz, prorektor ds. ogólnych, dr Krzysztof Dziedzic, kanclerz (obaj jako przedstawiciele głównego użytkownika), dr Janusz Stańczak, dyrektor Centrum Informatyzacji (pełniący funkcję dostawcy wewnętrznego), ja jako przedstawiciel projektu IDUB i dr Rafał Ruzik jako przedstawiciel projektu NERW 2 PW. W pracach Komitetu Sterującego EZD bierze również udział pani Kwestor Jadwiga Bajkowska. Moim zdaniem to dowód na to, jak ważnym działaniem dla całej społeczności akademickiej jest EZD. Wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że oczekiwania wobec tego systemu są ogromne. Pragniemy im sprostać.

Cała rozmowa na stronie badawcza.pw.edu.pl